Wen kann eine Betriebsprüfung treffen?
Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler jeder Art und Größe. Als Faustregel gilt: Je größer der Betrieb, desto häufiger die Betriebsprüfung. Ob und wie oft das Finanzamt einen Prüfer schickt, hängt aber beispielsweise auch von folgenden Faktoren ab:
- Die Gewinne schwanken stark von Jahr zu Jahr.
- Eine frühere Prüfung ergab enorme Steuernachzahlungen.
- Die letzte(n) Steuererklärung(en) war(en) nicht plausibel.
- Der Steuerzahler reicht seine Steuererklärung oft verspätet ein oder zahlt seine Steuern zu spät.
Hat das Finanzamt den Eindruck, dass ein Unternehmer seine Buchführung nicht im Griff hat, droht eine Betriebsprüfung. Wer hingegen bei Buchführung und Steuererklärung korrekt und pünktlich ist, vermeidet den Eindruck, ein prüfender Blick in die Unterlagen könnte sich lohnen.
Wer muss bei der Betriebsprüfung anwesend sein?
Nur der Inhaber des Unternehmens und die von ihm benannten Auskunftspersonen (zum Beispiel der Buchhalter). Sehr sinnvoll ist es, die Prüfung durch einen erfahrenen Steuerberater begleiten zu lassen. Denn er erkennt sofort die „gefährlichen“ Fragen des Betriebsprüfers und kann entsprechend reagieren.
Wo findet die Betriebsprüfung statt?
In der Regel in dem zu prüfenden Unternehmen, weil dort vieles besser beurteilt werden kann. Es gibt aber auch Situationen, in denen die Prüfung in den Räumen des Steuerberaters oder sogar beim Finanzamt stattfindet.
Wie lange dauert die Betriebsprüfung?
Je nach Größe des Unternehmens und Umfang der Buchhaltung ein bis zwei Wochen.
Wie oft und wie viele Jahre werden geprüft?
Um die Häufigkeit der Prüfungen und die Anzahl der zu prüfenden Steuer- bzw. Veranlagungsjahre zu bestimmen, teilt die Finanzverwaltung die Betriebe in folgende Größen ein:
G wie Großbetriebe
M wie Mittelbetriebe
K wie Klein-/Kleinstbetriebe
Großbetriebe werden fast jedes Jahr geprüft. Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe in unregelmäßigen Abständen, wobei der Prüfungszeitraum in der Regel auf die letzten drei Jahre beschränkt wird.
Eine Prüfung von Klein- und Kleinstbetrieben erfolgt grundsätzlich dann, wenn die Steuererklärungen Auffälligkeiten zeigen.
Worauf achten die Prüfer besonders?
Die Liste der Prüfpunkte ist lang. Hier ein paar Beispiele:
- Sind die Einnahmen und Umsätze vollständig erfasst?
- Gibt es Kassendifferenzen? (Achtung bei Minusbeständen!)
- Weist die Buchführung Mängel auf?
- Wie hoch sind die Entnahmen und was wurde mit größeren Beträgen angeschafft?
- Gibt es Verträge mit nahen Angehörigen?
- Wo kommen die Gelder für private Einlagen her? (Thema Schwarzgeld)
- Sind Betriebs- und Privatvermögen korrekt abgegrenzt?
- Wurden die Betriebsausgaben korrekt erfasst und gibt es hierfür Belege?
- Sind Kosten der privaten Lebensführung als Betriebsausgaben ausgewiesen?
- Liegen nichtabzugsfähige Betriebsausgaben vor?
- Wurden die Abschreibungen richtig ermittelt und angesetzt?
Wie sollten Sie sich bei einer Betriebsprüfung verhalten?
Jeder Prüfer ist auch nur ein Mensch und möchte entsprechend behandelt werden. Ein guter Ansatz wäre, ihn wie einen Kunden zu sehen, ihm also freundlich und höflich zu begegnen. Pluspunkte kann auch die Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bringen. Übrigens ist der Prüfer auch verpflichtet, zu Ihren Gunsten zu prüfen.
Bei Unterhaltungen mit dem Prüfer bitte unbedingt daran denken, dass es hier um eine steuerliche Prüfung geht. Im Smalltalk mit dem Prüfer sollten Sie also nicht allzu viel von sich preisgaben, zumal der Prüfer vielleicht Fragen stellt, deren Hintergründe Sie nicht einschätzen können. Darum ist es hilfreich, wenn Sie einen erfahrenen Steuerberater an Ihrer Seite haben, der die Situation steuern kann.
